É POSSÍVEL fazer o TRABALHO de um DIA EM apenas 90 MINUTOS?

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É POSSÍVEL fazer o TRABALHO de um DIA EM apenas 90 MINUTOS?

Você está com tantas atribuições no trabalho que sente que não dará conta? Aprenda a completar um dia de trabalho em apenas 90 minutos, utilizando a ROTINA DOS BLOCOS DE ATENÇÃO.

É dito que o tempo produtivo de um trabalhador de escritório típico americano é de apenas 90 minutos por dia. Talvez o trabalhador brasileiro seja mais produtivo, entretanto, se formos levar em consideração as notícias de que o brasileiro produz 4 vezes menos que o americano, então no Brasil teríamos apenas 22 minutos de trabalho real por dia, quando comparado com um americano…

…mas pensando bem talvez não valha a pena entrar no mérito desta conta…

O fato é que em cada dia de trabalho, grande parte do tempo nós gastamos com distrações tais como ler notícias, navegar na web, socializar com os colegas de trabalho, lanches, pausas para café, folhear papéis, processar e-mails irrelevantes, procrastinação, resolver problemas pessoais, e… sonhar acordado.

Observe que, com os maciços investimentos em tecnologia da informação por parte de muitas empresas, nós temos mais tecnologia para nos ajudar a sermos produtivos, mas também temos mais tecnologia para nos distrair.

Não faz sentido levar em conta apenas a quantidade de horas trabalhadas

O problema geral quando analisamos o assunto da produtividade no trabalho é que quase sempre ainda estamos aplicando um modelo de análise da era industrial para tratar a produtividade dos trabalhadores do conhecimento. Faz sentido pensar apenas em termos de horas trabalhadas, como se o resultado entregue a cada hora fosse sempre o mesmo? Isso pode ser verdade para o trabalho repetitivo, mas não se aplica muito aos trabalhadores do conhecimento.

Para um trabalhador do conhecimento, qual é a diferença entre uma hora de alta produtividade versus uma hora de baixa produtividade? Todos sabemos que um pico de alta produtividade poderia facilmente ser 10x mais produtivo em termos de volume de trabalho realizado e de resultados gerados.

Apesar disso nós, como trabalhadores, normalmente não percebemos porque em alguns momentos experimentamos um alto envolvimento na tarefa, alta produtividade e alta satisfação e em outros momentos ficamos postergando, tendo baixo envolvimento, arrastando a execução de uma tarefa e nos sentindo frustrados com isso.

Dor ou prazer?

O que você acha? Se você pudesse completar um dia inteiro de trabalho em apenas 90 minutos, isso seria algo insano e desagradável ou algo prazeroso?

Talvez lhe cause surpresa, mas os relatos de pessoas que conseguem desenvolver períodos de trabalho focado por mais de 60 minutos demonstram que essa é uma experiência prazerosa e gratificante.

Este é o estado de flow, termo proposto pelo psicólogo húngaro Mihaly Csikszentmihalyi. Flow, ou Fluxo, é o estado mental em que a pessoa está totalmente imersa no que está fazendo. É caracterizado por um sentimento de total envolvimento e sucesso no processo da atividade.

De acordo com Csikszentmihalyi, os componentes de uma experiência de fluxo podem ser identificados com precisão:

  • Objetivos claros (expectativas e regras são discerníveis).
  • Concentração e foco (um alto grau de concentração em um limitado campo de atenção).
  • Perda do sentimento de auto-consciência.
  • Sensação de tempo distorcida.
  • Feedback direto e imediato (acertos e falhas no decurso da atividade são aparentes, podendo ser corrigidos se preciso).
  • Equilíbrio entre o nível de habilidade e de desafio (a atividade nunca é demasiadamente simples ou complicada).
  • A sensação de controle pessoal sobre a situação ou a atividade.
  • A atividade é em si recompensadora, não exigindo esforço algum.

Apesar de todos os componentes acima caracterizarem o estado de fluxo, não é necessária a presença de todos para experienciar o estado.

Como entrar em Flow? Trabalhe dentro de blocos de atenção.

Aqui estão algumas recomendações para ter um período de 90 min muito produtivo. E são nestes períodos aqui chamados de BLOCOS DE ATENÇÃO que você terá a chance de experimental o flow:

  1. Escolha um TEMA – Em vez de fazer um monte de ações aleatórias, escolha um tema claro para o seu BLOCO. Isso permite que seu cérebro se torne mais eficiente, pois ele vai atuar em um único contexto e nele permanecer. Seu tema pode ser um projeto em que está trabalhando, um tipo específico de tarefa tal como organizar e arquivar emails de diferentes projetos, ou qualquer coisa que permita focalizar o cérebro em um contexto único (de acordo com o seu próprio critério) e permanecer dentro deste contexto.
  2. Defina a linha de chegada – considere esse BLOCO como uma pista com uma linha de chegada claramente definida. Estabeleça onde está a linha de chegada e como ela se parece. Ter um objetivo claro que será alcançado daqui a apenas 90 minutos vai naturalmente ajudar você a se concentrar. Não se preocupe se você não cruzar a linha de chegada sempre. Vá em direção a ela, pois ela está lá para ajudá-lo se manter em foco, mas aceite que às vezes você pode não chegar até o fim. Alguns exemplos: escrever e publicar um novo conteúdo; processar todos os emails da caixa de entrada até que esteja completamente vazia; planejar e programar todos os BLOCOS DE ATENÇÃO para a próxima semana.
  3. Liste as etapas da ação – Liste as ações específicas que você vai executar durante este BLOCO. Para alguns blocos isso é necessário e útil. Para outros, pode não ser tão necessário se as etapas já são óbvias para você. Eu não iria listar as etapas para escrever um novo artigo, uma vez que já estou muito familiarizado com o processo, mas eu listaria todos os passos desde o início até as etapas finais se eu estivesse executando um projeto completamente novo, e principalmente se isso facilitar o início da ação. Alguns exemplos: excluir todo o spam óbvio e desorganização do meu e-mail caixa de entrada; ->em primeiro lugar processar rapidamente todas as mensagens que eu posso lidar com em menos de dois minutos cada; ->em seguida, classificar e priorizar os emails que demandam uma resposta mais longa; ->e então responder aos email que precisam das respostas mais longas até o fim do BLOCO de 90 minutos. Neste caso eu concluí que não seria um bom uso do meu tempo responder as outras mensagens, e vou apenas arquivá-las para esvaziar a caixa de entrada. Pronto! 90 minutos se passaram e eu respondi muitos emails que de outra forma esperariam dois  ou três dias para serem respondidos, sem a estratégia do BLOCO.
  4. Certifique-se de não ser interrompido – Faça o que for preciso para garantir que você não será interrompido sob quaisquer circunstâncias durante o seu BLOCO DE ATENÇÃO. Se necessário, informe com antecedência às pessoas que você não estará disponível para os próximos 90 minutos; e que você estará disponível depois disso. Tranque a porta, se puder. Coloque o celular no silencioso ou DESLIGUE (depois você checa as mensagens). Se você não pode garantir que não será interrompido em seu ambiente de trabalho normal, leve o seu BLOCO DE ATENÇÃO para outro lugar (uma sala de reunião desocupada, o café da esquina, o setor de arquivos…). Você será muito mais produtivo e seu foco será mais profundo, se você tiver certeza de que não será interrompido.
  5. Trabalhe rápido – Pense rápido. Mova-se rapidamente, para pegar o ritmo. Se você se pegar indo devagar, acelere! Imagine que você está em uma corrida, e você tem que manter um ritmo forte durante os 90 minutos. Depois você pode descansar. Isso se torna mais fácil com a prática e é indolor, acredite-me.
  6. Não permita distrações – Durante seu BLOCO DE ATENÇÃO, você deve fazer o trabalho pré-definido e nada mais. Novamente: mantenha o seu telefone celular DESLIGADO! Desligue todas as notificações que podem interrompê-lo. Desligue o acesso à internet se você não vai precisar dela durante este bloco. Não verifique e-mails durante este tempo. Não faça uma pausa para um lanche ou café. Use o banheiro durante este tempo apenas se for necessário.

Eu acho que você entendeu o espírito da coisa.

Evite o meio-termo e faça pausas reais

Muitas pessoas passam seus dias de trabalho em uma maratona de meios-termos. É por isso que levam 7 a 8 horas para fazer apenas 90 minutos de trabalho. Elas trabalham lentamente e ineficientemente. Sua jornada de trabalho está cheia de distrações e interrupções. Elas começam tarde e desanimam cedo. Na maioria das vezes, elas estão apenas a “meia-boca”.

Em vez de fazer um trabalho “meia-boca” durante o dia inteiro, alterne entre o trabalho real e pausas reais. Isso será muito mais eficiente, mesmo se você trabalhar apenas metade, ou menos, do número de horas que costumava trabalhar.

IMPORTANTE:

Não passe imediatamente de um BLOCO DE ATENÇÃO para outro. Depois de concluir um BLOCO, comemore as suas conquistas. Em seguida, avalie como você se sente.

Se você ainda estiver sentindo alerta e energizado, você pode precisar apenas de uma pequena pausa. Gaste 5-10 minutos para esticar, ir ao banheiro, e comer algumas frutas frescas. Logo após sinta-se a vontade para mergulhar em outro BLOCO DE ATENÇÃO.

Se você se sentir cansado, é sempre bom parar para comer alguma coisa e/ou tirar um cochilo (se você trabalha em home office, essa pode ser uma boa opção).

Se você sentir vontade de fazer alguma atividade física, saia para uma caminhada ou faça um exercício.

Se você sentir falta de um incentivo mais emocional, você pode tentar meditar, socializar, ou ler algum texto inspirador por 5 a 10 minutos.

Usufrua da pausa, sem culpas

Quanto tempo suas pausas devem ter? Use o tempo necessário até que você esteja pronto para outra rodada de trabalho focado. Às vezes você pode precisar apenas de alguns minutos. Outras vezes, pode ser prudente tirar algumas horas de folga, especialmente se o BLOCO anterior foi particularmente desgastante. Procure refrescar e renovar sua energia até que você esteja pronto para lidar com um outro BLOCO DE ATENÇÃO.

Esforce-se para não encher as suas pausas com tarefas como responder a e-mails rápidos, já que é muito provável que o email acabe envolvendo você. Eu recomendo concentrar as pequenas tarefas (incluindo e-mail) dentro de um BLOCO especifico. Mas apenas se for uma verificação rápida e-mail de vez em quando (isso provavelmente não vai ser muito ruim) mas nunca faça longas verificações de e-mail durante um bloco a menos que isso seja crítico para a conclusão do BLOCO.

Perceba que se você completar APENAS um FOCO DE ATENÇÃO no dia inteiro, você já terá concluído mais trabalho do que concluiria num dia normal de 8 horas. Se você completar SÓ dois blocos, você terá sido duas vezes mais produtivo. E, se em um dia de super produtivo, você pode completar cinco ou seis blocos, isso seria como conseguir entregar uma semana inteira de trabalho em apenas em um dia.

Bom trabalho!

Flávio Zanotta